Rechtssichere Einwilligungen für Newsletter einholen – so geht’s!

Website-Betreiber, die ihren Nutzern ermöglichen wollen, sich für einen Newsletter anzumelden, müssen einige Regeln beachten. Es müssen neben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) auch spezifische Regelungen aus dem Wettbewerbsrecht beachtet werden. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag Schritt für Schritt, worauf Sie achten müssen.

Schritt für Schritt: Worauf Sie achten müssen

Von Ausnahmeregelungen abgesehen benötigen Sie grundsätzlich die Einwilligung der Nutzer, wenn Sie Newsletter per E-Mail versenden möchten. Sie benötigen deshalb eine Anmelde-Funktion, die den Nutzer informiert und dessen wirksame Einwilligung einholt. Der später versendete Newsletter muss außerdem Pflichtangaben zu Ihrem Unternehmen und eine Abmeldefunktion (Opt-Out) enthalten.

Datenschutzerklärung ergänzen

Ihre Website sollte bereits über eine Datenschutzerklärung verfügen, mit der Sie alle Nutzer über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informieren. Auch für den Newsletter-Versand verarbeiten Sie personenbezogene Daten und müssen deshalb die DS-GVO beachten. Die Datenschutzerklärung ergänzen Sie dafür um einen Passus zum Thema Newsletter und E-Mail-Marketing. Wenn Sie bereits Kunde bei getLaw® sind, öffnen Sie dafür einfach den Konfigurator Ihrer Datenschutzerklärung und klicken auf den Reiter „Newsletter“.

Newsletter-Anmeldung

Ihre Nutzer müssen sich aktiv und freiwillig für den Erhalt des Newsletters anmelden. Schaffen Sie deshalb auf Ihrer Website eine entsprechende Anmeldefunktion. Hier kann der Nutzer seine E-Mail-Adresse eintragen und durch Anklicken einer Check-Box eine vorformulierte Einwilligungserklärung bestätigen. Wichtig ist, dass Einwilligungstext, Check-Box und Bestätigungsbutton direkt nebeneinander stehen. Die Check-Box darf keinesfalls vorausgewählt sein. Der Nutzer muss aktiv einwilligen und nicht bloß eine Vorauswahl bestätigen. Achtung: Die Angabe des Namens ist für den Versand des Newsletters nicht erforderlich im Sinne der DS-GVO. Erforderlich ist nur die E-Mail-Adresse. Falls Sie neben der E-Mail-Adresse auch den Namen des Nutzers abfragen möchten, darf dieses Feld kein Pflichtfeld sein.

Einwilligungserklärung formulieren

Die Anforderungen an den Text der Einwilligungserklärung richten sich nach Art. 4 Nr. 11 DS-GVO. Dort wird der Rechtsbegriff „Einwilligung“ wie folgt definiert:

„[Die] ‘Einwilligung‘ der betroffenen Person [ist] jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.“

Doch wann sind diese Voraussetzungen (freiwillig, bestimmt, informiert und unmissverständlich) im konkreten Fall erfüllt? Freiwillig ist die Einwilligung nur, wenn die Check-Box nicht vorausgewählt ist. Auch darf die Einwilligung nicht an eine Bestellung in einem Online-Shop oder den Versand eines Kontaktformulars gekoppelt werden (sog. „Kopplungsverbot“ gem. Art. 7 Abs. 4 DS-GVO). Die größten Schwierigkeiten birgt in der Praxis die Bestimmtheit der Einwilligungserklärung. Hier macht die Rechtsprechung viele Vorgaben: Die Einwilligungserklärung muss zusammengefasst klare Angaben zu folgenden Punkten machen:

• Wer ist für den Versand des Newsletters verantwortlich?
• In welchen Abständen und auf welchem Versandweg (E-Mail) erhält der Nutzer den Newsletter?
• Für welche Waren und/oder Dienstleistungen wird geworben?
• Kann die Einwilligung widerrufen bzw. der Newsletter abbestellt werden? (Ja!)

Über die Bestimmtheit der Einwilligungserklärung und ein aktuelles Urteil zu diesem Thema haben wir übrigens hier berichtet: https://www.getlaw.de/blog/anforderungen-an-die-einwilligung-in-den-versand-von-e-mail-werbung/

Muster für eine Einwilligungsklärung

Eine wirksame Einwilligungserklärung könnte wie folgt lauten:

„[Firma] versendet einen wöchentlichen Newsletter per E-Mail, mit dem wir Sie über aktuelle Leistungen und Angebote aus unserem Sortiment von Elektronikartikeln informieren. Durch Klick auf „Anmelden“ willigen Sie entsprechend unserer Datenschutzerklärung in den Erhalt des Newsletters ein. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.“

Das Wort „Datenschutzerklärung“ muss auf die Datenschutzerklärung der Website verlinkt werden, denn dort findet sich ja eine Passage mit Erläuterungen zum Thema Newsletter.

Sicherstellen, dass die Einwilligung echt ist: Double-Opt-In

Kommt es einmal zum Streit, beschwert sich also ein Nutzer über den Erhalt eines Newsletters, müssen Sie beweisen können, dass Sie eine Einwilligung dieses Nutzers haben. Hier kommt das Double-Opt-In-Verfahren zum Einsatz. Jeder Nutzer, der sich für Ihren Newsletter anmeldet, erhält eine Bestätigungsmail von Ihnen. (Achtung! Die Bestätigungsmail darf noch keine Werbung enthalten!). Die Bestätigungsmail muss der Nutzer öffnen und die Anmeldung durch Anklicken eines Bestätigungslinks bestätigen. Erst dann wird seine E-Mail-Adresse in den Verteiler für Newsletter aufgenommen. Die Bestätigung per Double-Opt-In muss unbedingt auf Ihrem Webserver protokolliert und gespeichert werden. So haben Sie im Streitfalle einen Nachweis, dass der Anmelder tatsächlich Kontrolle über das angemeldete E-Mail-Postfach hat und in den Erhalt des Newsletters einwilligt.

Muster für eine Bestätigungsmail

Die Bestätigungsmail kann z.B. folgenden Inhalt haben:

„Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie erhalten diese Mail, weil diese E-Mail-Adresse für den Newsletter der [Firma] angemeldet wurde. Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung durch Klick auf den folgenden Link:

[Anmeldung bestätigen]

Falls Sie sich nicht angemeldet und den Newsletter nicht bestellt haben, klicken Sie bitte nicht auf den Bestätigungslink. Sie müssen dann nichts weiter tun und Ihre E-Mail-Adresse wird automatisch gelöscht. Sie erhalten dann keinen Newsletter von uns.

Durch den Klick auf den Bestätigungslink willigen Sie entsprechend unserer Datenschutzerklärung in den Erhalt des Newsletters ein. Wir senden Ihnen dann einen wöchentlichen Newsletter per E-Mail, mit dem wir Sie über aktuelle Leistungen und Angebote aus unserem Sortiment von Elektronikartikeln informieren. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Firma]“

Pflichtangaben im Newsletter

Für den Newsletter gelten grundsätzlich dieselben Pflichten, die auch für Ihre Website gelten. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie am Ende jedes Newsletters ein vollständiges Impressum aufnehmen. Dafür können Sie sich an dem Impressum Ihrer Website orientieren. Wenn Sie bereits Kunde bei getLaw® sind, können Sie die Pflichtangaben gem. § 5 TMG einfach übernehmen. Zusätzlich zu den Pflichtangaben gem. § 5 TMG sollten Sie im Newsletter unbedingt auch auf den Sitz Ihres Unternehmens hinweisen, denn bei einem Newsletter handelt es sich ggf. um einen sog. Geschäftsbrief.

Wir raten auch im Newsletter dazu, mit einem kurzen Hinweis einen Link auf Ihre Datenschutzerklärung aufzunehmen, z.B. so: „Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung“.

Möglichkeit, den Newsletter abzubestellen

Ihre Nutzer müssen den Newsletter jederzeit abbestellen können. Damit können Ihre Nutzer gleichzeitig die Einwilligung in den Erhalt des Newsletters widerrufen. Das verlangen sowohl die DSGVO als auch das Wettbewerbsrecht. Deshalb muss jeder Newsletter einen eindeutigen Hinweis und einen eindeutig bezeichneten Link zur Abmeldung enthalten. Der Hinweis kann wie folgt lauten:

„Ihre Einwilligung in den Erhalt dieses Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie uns eine Nachricht schreiben oder sich über den folgenden Link vom Erhalt des Newsletters abmelden: [Link]. Es entstehen hierfür keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.“

Der etwas merkwürdig klingende Hinweis auf Übermittlungskosten entstammt den Vorgaben des Wettbewerbsrechts und sollte zur Sicherheit so übernommen werden (§ 7 Abs. 3 Nr. 4 UWG). Die Abmeldung sollten Sie Ihren Nutzern unverzüglich bestätigen – am besten durch Einblenden einer kurzen Nachricht nach Klick auf den Link zur Abmeldung.

Fazit

Einwilligungen in den Versand von Newslettern müssen rechtssicher sein. Dafür müssen Sie von Ihren Nutzern freiwillig, bestimmt, informiert und unmissverständlich abgegeben werden. Auch beim späteren Versand der Newsletter gilt es, die Vorgaben von DS-GVO und Wettbewerbsrecht einzuhalten. Als Betreiber Ihrer Website sollten Sie die Einwilligung möglichst transparent und ausführlich gestalten. Besonders einfach gestaltet sich der Versand von Newslettern für Kunden von getLaw®. Die mit unserem Generator erzeugten Rechtstexte unterstützen sie beim rechtssicheren Versand von Newslettern.