Hinweisgeberschutzgesetz - Was Unternehmen jetzt beachten müssen

In Unternehmen werden Missstände oftmals erst durch Veröffentlichungen der Beschäftigten aufgedeckt. Diese Hinweisgeber stehen wegen der Gefahr von Repressalien jedoch auch massiv unter Druck. Mit dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz sollen für Unternehmen klare Regeln für den Umgang mit solchen Hinweisen geschaffen und die sogenannten "Whistleblower" geschützt werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz wird voraussichtlich Anfang 2023 verkündet. Für Unternehmen ist es daher Zeit zum Handeln.

Unter den Anwendungsbereich fallen unter anderem Hinweise zu Verstößen gegen Rechtsvorschriften des Strafrechts und aus den Bereichen

• der Geldwäsche,
• der Produktsicherheit,
• des Umweltschutzes,
• der Lebensmittelsicherheit,
• der Verbraucherrechte,
• des Datenschutzes und
• der IT-Sicherheit.

Zur Entgegenahme solcher Hinweise müssen Unternehmen eine interne Meldestelle bereitstellen und das gesetzlich vorgeschriebene Meldeverfahren einhalten.

Die Verpflichtung zur Bereitstellung einer internen Meldestelle besteht für alle Unternehmen mit (in der Regel) mindestens 50 Beschäftigten. Es gibt jedoch auch Ausnahmen, sodass Meldestellen auch in kleineren Unternehmen eingerichtet werden müssen. Das gilt z.B. für Kapitalverwaltungsgesellschaften oder Datenbereitstellungsdienste.

Interne Meldestellen müssen so eingerichtet werden, dass die Identität von der hinweisgebenden Person streng vertraulich behandelt wird. Auch darüber hinaus ist die Einrichtung einer Meldestelle durchaus komplex: Die Durchführung des Meldeverfahrens bedarf der dauerhaften Dokumentation eingehender Meldungen in vertraulicher Weise sowie ggf. die Einleitung von Folgemaßnahmen. Die Einrichtung der internen Meldestelle muss beispielsweise gewährleisten, dass dem Hinweisgeber drei Monate nach Bestätigung des Eingangs einer Meldung eine vertrauliche Rückmeldung zu seinem Hinweis gegeben werden kann. Zudem sollen Beschäftigungsgeber Anreize dafür schaffen, dass sich Hinweisgeber zunächst an die interne Meldestelle wenden, bevor sie eine externe Meldestelle aufsuchen. Gleichzeitig darf die Nutzung einer externen Meldestelle durch Beschäftigungsgeber nicht behindert werden.

Nicht zuletzt müssen die mit dem Meldeverfahren beauftragten Personen die erforderliche Fachkunde besitzen. Auch aus diesem Grund sieht das Hinweisgeberschutzgesetz vor, dass Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Einrichtung der internen Meldestelle und der Wahrnehmung von der Aufgaben der internen Meldestelle beauftragen und so das eigene Unternehmen entlasten können.

Das Hinweisgeberschutzgesetz macht nicht nur Vorgaben zum richtigen Umgang mit Hinweisen, sondern sieht auch Sanktionen bei einem falschen Umgang mit diesen vor: Sollte das Unternehmen beispielsweise dem Hinweisgeber entgegen dem Hinweisgeberschutzgesetz Sanktionen auferlegen, so droht dem Unternehmen eine Schadensersatzpflicht. Auch können Verstöße wie die Behinderung von Meldungen sowie eine fehlende interne Meldestelle eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit Bußgeldern bis zu 50.000 € geahndet werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz hat auch arbeitsrechtliche Auswirkungen: Spricht das Unternehmen gegenüber einem Hinweisgeber eine Kündigung aus, so trägt es bei Beanstandung die Beweislast dafür, dass die Kündigung nicht aufgrund des Hinweises erfolgte. Das Unternehmen ist also in der Pflicht, das Gegenteil zu beweisen.

Um für rechtssichere Verhältnisse zu sorgen und hohe Bußgelder zu vermeiden, sollten Unternehmen jetzt zunächst prüfen, ob ihr Unternehmen unter die neue Regelung fallen wird. Eine Übergangsfrist wird lediglich bei kleineren Unternehmen in Betracht kommen.

Die Errichtung einer reibungslos funktionierenden internen Meldestelle dürfte neben weiteren zu beachtenden Details sicherlich die umfangreichste Aufgabe sein. Daher empfehlen wir einen externen Dienstleister mit der Einrichtung und der Wahrnehmung der Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Sodann sollten Unternehmen ihre Beschäftigten mit den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes vertraut machen, um einen richtigen Umgang mit Hinweisen und Hinweisgebern zu gewährleisten.

Update vom 14.02.2023

Der Bundesrat hat am 10.02.2023 die notwendige Zustimmung zu dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht erteilt. Damit tritt das geplante Gesetz vorerst nicht in Kraft. Das Hinweisgeberschutzgesetz ist jedoch noch nicht endgültig gescheitert: Bundesrat, Bundestag und Bundesregierung können nun den Vermittlungsausschuss anrufen. Dieser würde einen Lösungsvorschlag unterbreiten, dem der Bundesrat möglicherweise doch noch zustimmt.

Fest steht allerdings, dass ein Hinweisgeberschutzgesetz ohnehin kommen wird und kommen muss. Denn bereits im Jahr 2019 beschlossen das Europäische Parlament und der Rat die EU-Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Diese Vorschrift ist nicht direkt anwendbar, sondern verpflichtet die Mitgliedstaaten der EU eigene Gesetze zu verabschieden. Die Frist zu der Umsetzung der Richtlinie ist für Deutschland bereits im Jahre 2021 abgelaufen. Da von der EU-Kommission mittlerweile ein EU-Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet wurde, wird eine baldige Umsetzung in Form eines nationalen Hinweisgeberschutzgesetzes zeitig erfolgen müssen. Unternehmen sollten daher nicht darauf vertrauen, dass sie nun viel Zeit zur Umsetzung der notwendigen Maßnahmen haben werden.

Update vom 15.06.2023

Nach Anrufung des Vermittlungsausschusses wurde am 31.05.2023 das Hinweisgeberschutzgesetzt durch den Bundestag beschlossen. Dieses tritt nach Verkündung bzw. am 02.07.2023 in Kraft. Für private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt zwar eine Übergangszeit der Errichtung einer internen Meldestelle, allerdings muss auch in diesem Fällen noch in diesem Jahr, und zwar bis zum 17.12.2023 eine interne Meldestelle eingerichtet werden.